فرایندهای کسب و کار نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند. تجزیه و تحلیل این فرایندها و الکترونیک سازی آنها می‌تواند به ارتقای کارایی و اثربخشی سازمان‌ها کمک کند؛ به همین دلیل، شناسایی و مستندسازی فرایندهای سازمانی یکی از مهم‌ترین گام‌ها در پیاده‌سازی الزامات ایزو 9000 است. شناسایی و مستندسازی فرایندهای سازمانی برای بهبود عملکرد و افزایش کیفیت خدمات بسیار حیاتی است. این فرایند شامل شناسایی، توصیف، تجزیه و تحلیل، مستندسازی و بهسازی فعالیت‌ها و فرایندهای مختلف سازمان می‌شود. با مستندسازی فرایندها، شفافیت در عملکرد سازمان افزایش و اشتباهات کاهش می‌یابند که منجر به ارتقای بهرهوری می‌شود.
• افزایش شفافیت: با مستندسازی فرایندهای سازمانی، افراد در سازمان بهترین روش‌ها و
فرآیندهای عملیاتی را درک می‌کنند و اطمینان حاصل می‌شود که همه دستورالعمل‌ها و
استانداردها به درستی دنبال می‌شوند.
• کاهش خطا و اشتباهات: با دقیق توصیف کردن فرایندها و الزام‌آنها، احتمال اشتباه و
خطا
کاهش می‌یابد که این به کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت خدمات منجر می‌شود.
• افزایش بهرهوری و کیفیت: با بهبود فرایندهای سازمانی و شناسایی نقاط قوت و ضعف،
افزایش
بهرهوری و ارتقای کیفیت خدمات و محصولات ممکن می‌شود.
• اساسی برای بهبود عملکرد: مستندسازی فرایندها به ما امکان می‌دهد تا به راحتی نقاط
ضعف و
فرصت‌های بهبود را تشخیص داده و اقدامات لازم برای بهبود عملکرد انجام دهیم.
• ارزیابی و بهسازی: مستندسازی فرایندها اطلاعات کافی را ارائه می‌دهد تا بتوان
عملکرد فعلی
سازمان را ارزیابی کرد و بهسازی‌های لازم را انجام داد.
• مقایسه و تحلیل عملکرد: این فرایند ما را قادر می‌سازد تا عملکرد سازمان را به‌طور
مداوم
مقایسه و تحلیل کنیم و از طریق مدیریت داده‌ها، تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهیم.
• مدیریت دانش و اطلاعات: ایجاد یک فضای مناسب برای مدیریت دانش و اطلاعات مرتبط با
فرایندها باعث به اشتراک گذاری دانش و افزایش بهرهوری سازمان می‌شود.
• طراحی و توسعه سبد فرایندهای سازمان
• تهیه و بروزرسانی مستندات فرایندی (نظیر نقشه فرایند، شناسنامه فرایند، دستورالعمل
و رویه
انجام کار، فرم‌های مرتبط با فرایند، شرح شغل، سند شرایط احراز هر شغل و ...)
• استانداردسازی و کدگذاری مستندات سازمانی (متناسب با الزامات ایزو 9000)
شناسایی و مستندسازی فرایندهای سازمانی به چند مرحله اصلی نیاز دارد. در زیر توضیح مراحل
اصلی مستندسازی فرایندهای سازمانی آمده است:
۱. شناسایی و انتخاب فرایندها: ابتدا باید فرایندهای اصلی و کلیدی سازمان شناسایی
شوند. این
شامل تعیین فرایندها، واحدهای سازمانی که در آنها انجام می‌شوند، و افراد مسئول در هر
فرایند است.
۲. توصیف فرایندها: در این مرحله، باید هر فرایند به‌طور دقیق توصیف شود. این شامل
ورودی‌ها، فعالیت‌ها، خروجی‌ها، مستندات مربوطه، نقاط کنترل و منابع مورد نیاز برای انجام
فرایند می‌شود.
۳. مستندسازی و ارائه گزارش: در این مرحله، مستندسازی فرایند به‌صورت کتبی انجام
می‌شود و
گزارش‌های مفصلی در مورد هر فرایند تهیه می‌شود. این گزارشات به عنوان منبع اصلی برای بهبود
عملکرد سازمان استفاده می‌شوند.
۴. ارزیابی و بهره‌برداری از مستندات: در این مرحله، فرایند مستندسازی ارزیابی
می‌شود تا از
صحت و کارایی آن اطمینان حاصل شود. سپس مشخص می‌شود که چگونه این مستندسازی می‌تواند برای
بهبود و بهرهوری بیشتر استفاده شود.
با انجام این مراحل، سازمان قادر خواهد بود تا فرایندهای خود را بهبود بخشیده و به راحتی از
مزایای مستندسازی فرایندها بهره برد.
تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای سازمانی وجود بینش فرایندی به سازمان کمک می‌کند تا مسیرهای درون‌سازمانی خود را به درستی شناسایی و با مستندسازی آنها، الگوهای بهینه را تدوین کرده و به کار گیرد. بنابراین، تجزیه و تحلیل فرایندهای سازمانی و بهبود مستمر آنها یکی از اصول مهم مدیریت کیفیت است. این فرایند به سازمان کمک می‌کند تا عملیات داخلی خود را بهینه سازی کرده و اثربخشی عملکرد را افزایش دهد.
• شفاف سازی فرایندها: با تجزیه و تحلیل فرایندها، فرایندهای سازمانی به وضوح تشریح
می‌شوند. این امر باعث می‌شود تا هر فاز از فرآیند به بهترین شکل ممکن بهبود یابد و از
هماهنگی و همسانی لازم برخوردار شود.
• شناسایی نقاط ضعف و بهبود‌پذیری: این روش به مدیران امکان می‌دهد تا نقاط ضعف و
نواقص در فرآیندها را شناسایی کنند و تغییرات لازم را برای بهبود آنها اعمال کنند.
• افزایش بهرهوری و کاهش هزینه‌ها: با بهبود و بهينه‌سازی فرآیندها، بهرهوری سازمان
افزایش
می‌یابد و هزینه‌ها کاهش می‌یابد. به این ترتیب، سازمان به طور کلی بازدهی خود را افزایش
می‌دهد.
• ارتقاء کیفیت خدمات و محصولات: با بررسی دقیق فرایندها و بهبود آنها، کیفیت خدمات
و
محصولات بهبود می‌یابد که موجب رضایت بیشتر مشتریان و ارتقاء سطح رقابتی سازمان می‌شود.
• ارتقاء انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: تجزیه و تحلیل فرایندها باعث افزایش
انعطاف‌پذیری و
تطبیق‌پذیری سازمان نسبت به تغییرات، نیازها و فرصت‌های جدید می‌شود.
۱. تحلیل جریان کاری: در این مرحله، جریان کاری فرآیند به دقت تحلیل می‌شود. این
شامل
شناسایی تداخل‌ها، تکرارها، و موانع احتمالی در جریان کاری می‌شود.
۲. تحلیل زمانبندی: در این مرحله، زمان مورد نیاز برای هر فعالیت و مرحله در فرآیند
بررسی
می‌شود. این کمک می‌کند تا زمان‌های اجرایی موثرتر تعیین شوند.
۳. محاسبه هزینه‌های تمام شده: در این مرحله، هزینه‌های مرتبط با انجام فرآیند
شناسایی و
محاسبه می‌شود، از جمله هزینه‌های مواد، نیروی کار، تجهیزات و هزینه‌های دیگر.
۴. شناسایی نقاط ضعف و ارائه پیشنهادات بهبود: در این مرحله، نقاط ضعف و موانع موجود
در
فرآیند شناسایی شده و پیشنهادات بهبود برای رفع آنها ارائه می‌شود. این ممکن است شامل
تغییرات در فرآیند، سیستم‌ها، فناوری‌ها یا ساختار سازمانی باشد.
۵. ارزیابی و تصویب تغییرات: در این مرحله، تغییرات پیشنهادی مورد ارزیابی قرار
گرفته و با
توجه به نتایج ارزیابی، تغییرات تایید و تصویب می‌شوند تا به اجرای آنها پرداخته شود.
۶. پایش و بازنگری: مانیتورینگ مستمر عملکرد فرایندهای بهبودیافته و اعمال تغییرات
لازم در
صورت نیاز را شامل می‌شود.
الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی به معنای محوری کردن و اجرای فرایندها و فعالیت‌های سازمانی با استفاده از فناوری‌های الکترونیکی و نرم‌افزارهای مدیریتی است. این اقدام به کمک تکنولوژی‌های اطلاعاتی و ارتباطاتی امکان انجام فعالیت‌ها به صورت مؤثرتر، بهینه‌تر و بهبود یافته را میسر می‌سازد.
• افزایش کارایی و بهبود عملکرد: با الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی، اجرای
فعالیت‌ها و
فرآیندهای اداری و مدیریتی بهبود یافته و کارایی افراد واحدهای سازمانی افزایش می‌یابد. این
امر منجر به کاهش زمانبندی فرآیندها، بهبود کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های تمام شده
فرآیندها می‌شود.
• کاهش خطاها و اشتباهات: الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی منجر به کاهش خطاها و
اشتباهات
انسانی می‌شود. بهره گیری از سیستم‌های خودکار و نرم‌افزارهای مدیریتی کمک می‌کند تا
فرآیندها به صورت دقیق‌تر و بدون خطا انجام شوند.
• ارتباطات بهتر: الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
سازمان را
تسهیل می‌کند. این اقدام امکان دسترسی سریع‌تر و آسان‌تر به اطلاعات و ارتباطات داخلی و
خارجی را فراهم می‌کند.
• انعطاف‌پذیری و چابکی: الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی به سازمان انعطاف‌پذیری
بیشتری
در مقابل تغییرات و نیازهای محیط کسب‌وکار ارائه می‌دهد و سبب افزایش چابکی و واکنشگرایی
سازمان می‌شود.
• افزایش دسترسی به اطلاعات: با الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی، امکان دسترسی
سریع و
آسان به اطلاعات و داده‌ها تسهیل شده و این امر به تصمیم‌گیری بهتر و موثرتر برای مدیران و
کارکنان سازمان کمک می‌کند.
*** لازم به ذکر است ماهیت سفارشی‌سازی فرایندها و سامانه مدیریت فرایندهای سازمانی، به علت
قابلیت انطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری و بهبود تجربه کاربری از بزرگترین مزایای این طرح است.
• تشکیل پایگاه داده: پایگاه داده یک مجموعه سازماندهی شده از داده‌ها است که توسط
یک سیستم
مدیریت پایگاه داده (DBMS) مدیریت می‌شود. این داده‌ها معمولاً در جداول مرتبط با یکدیگر
ذخیره می‌شوند تا بتوان به راحتی به آنها دسترسی داشت.
• اداره مستندات الکترونیکی: با الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی، امکان مدیریت و
نگهداری
مستندات و اطلاعات به صورت الکترونیکی وجود دارد. این امر منجر به صرفه جویی در فضای
فیزیکی، زمان و هزینه‌های نگهداری مستندات می‌شود.
• پایش و کنترل بهتر: الکترونیک سازی فرایندها، امکان پایش و کنترل دقیق‌تری بر روی
فعالیت‌ها و عملکرد سازمان را فراهم می‌کند، که این امر به مدیران و مسئولان سازمان کمک
می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری اتخاذ کنند.
• افزایش امنیت اطلاعات: الکترونیک‌سازی فرایندهای سازمانی با تعیین سرح مجاز دسترسی
به
اطلاعات و محافظت از آنها در برابر نفوذ و حملات اینترنتی، بهبود امنیت اطلاعات را برای
سازمان به ارمغان می‌آورد.
• هوشمندسازی فرایندهای سازمانی: هوشمندسازی فرایندهای سازمانی یک رویکرد جدید است
که از
ترکیب تکنولوژی‌های هوش مصنوعی، اتوماسیون فرایندهای کسب و کار و تجربه کاربری بهبود یافته
برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی استفاده می‌کند. این رویکرد جدید به سازمان‌ها
کمک می‌کند تا فرایندهای خود را بهبود بخشیده و به صورت هوشمندانه اجرا کنند، از اتوماسیون
فرایندهای تکراری و زمان‌بر استفاده کنند و بهرهوری سازمان را افزایش دهند.
۱. طراحی فرایندهای الکترونیک: در این مرحله، فرایندهای سازمانی برای اجرای
الکترونیکی
طراحی می‌شوند. این شامل تعیین نیازمندی‌ها، ابتکار و ایجاد مدل‌های فرایندهای جدید
به‌منظور بهینه‌سازی فرایندها است.
۲. طراحی سیستم الکترونیک فرایندها: این مرحله شامل طراحی سیستم‌ها و فناوری‌های
لازم برای
پشتیبانی از فرایندهای الکترونیکی است، از جمله طراحی سیستم‌های پایگاه داده، واسط‌های
کاربری، جریان کار و اتصالات سیستمی.
۳. پیاده‌سازی فرایندهای الکترونیک در سیستم الکترونیک فرایندها
۴. امنیت و حفاظت اطلاعات: مراقبت از امنیت اطلاعات و حفاظت از حساسیت‌های سازمان در
سیستم‌های الکترونیکی بسیار حیاتی است. این شامل اعمال استانداردهای امنیتی، رمزنگاری،
کنترل دسترسی و مدیریت ریسک امنیتی می‌شود.
۵. آموزش و آگاهی کاربران: آموزش و آگاهی‌سازی کاربران در استفاده از سیستم‌های
الکترونیکی
و رفتارهای امنیتی، تحت عنوان بخشی بسیار مهم در اجرای موفق فرایندهای الکترونیکی قرار
دارد.
۶. نظارت، ارزیابی و بهبود مداوم: برنامه‌ریزی برای نظارت و ارزیابی مداوم عملکرد
سیستم‌های
الکترونیکی، اندازه‌گیری نتایج و بهبود مداوم بر اساس بازخوردهای دریافتی، جزء مراحل اصلی
تخصصی در این راهنما محسوب می‌شود.
داشبورد مدیریتی، نوعی رابط کاربری است که از وضعیت جاری و روندهای گذشته کسب و کار شما، یک نمایش گرافیکی ارائه می‌دهد. این عناصر گرافیکی با پیوستن به منابع مختلف می‌توانند اطلاعات را از بانک‌های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه نمایش دهند.
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: داشبورد اطلاعاتی به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات خود
را بر
اساس داده‌ها و اطلاعات قابل اعتماد بگیرند، نه بر اساس حدس و گمان.
• آگاهی به‌روز: داشبورد اطلاعاتی امکان مشاهده آخرین اطلاعات و آمارها را در زمان
واقعی
فراهم می‌کند که به مدیران کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری واکنش نشان دهند.
• شناخت بهتر از عملکرد کسب و کار: با استفاده از داشبورد اطلاعاتی، مدیران
می‌توانند
عملکرد کلی کسب و کار را بهتر فهمیده و نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنند.
• پایش عملکرد: داشبورد اطلاعاتی به مدیران این امکان را می‌دهد که عملکرد تمامی
بخش‌ها و
فعالیت‌های کسب و کار را پایش کنند و در صورت نیاز اقدامات تصحیحی انجام دهند.
• اسناد بیشتر و بهترین تصمیم‌ها: با داشتن اطلاعات دقیق و معتبر، مدیران می‌توانند
تصمیمات
بهتری بگیرند و از اسناد موجود برای تصمیم‌گیری‌های آینده استفاده کنند.
• کاهش زمان تصمیم‌گیری: با داشبورد اطلاعاتی، مدیران به سرعت و با اطمینان بیشتر
تصمیمات
خود را اتخاذ کرده و زمان تصمیم‌گیری را کاهش می‌دهند.
• گزارش‌های کلیدی: داشبورد اطلاعاتی باید اطلاعات کلیدی و اصلی مربوط به عملکرد کسب
و کار
را نشان دهد، از جمله فروش، درآمد، هزینه‌ها، سود و زمانبندی‌ها.
• گراف‌ها و نمودارها: استفاده از نمودارها و گرافیک‌ها، به مدیران کمک می‌کند تا
اطلاعات
را بهتر فهمیده و روند‌ها و الگوهای مهم را بشناسند.
• اطلاعات زمان واقعی: ارائه اطلاعات به صورت زمان واقعی به مدیران کمک می‌کند تا به
سرعت
واکنش نشان دهند و تصمیمات سریع‌تری بگیرند.
• قابلیت سفارشی‌سازی: داشبورد باید امکان سفارشی‌سازی و تنظیمات شخصی‌سازی را برای
نمایش
اطلاعات بر اساس نیازهای ویژه هر مدیر فراهم کند.
• اطلاعات مشتری: اطلاعات مربوط به مشتریان، شامل بازخوردها، ترجیحات و رفتارهای
آنها نیز
باید در داشبورد قابل دسترسی باشد.
۱. تعیین هدف و نیازها: در این مرحله باید هدف اصلی از طراحی داشبورد و نیازهای
مدیران را
شناسایی کنید. بهتر است با مدیران مختلف صحبت کنید تا نیازهای آنها را درک کنید.
۲. انتخاب داده‌ها و معیارها: باید تعیین کنید که از کدام داده‌ها، آمارها و معیارها
برای
ارائه بهترین اطلاعات برای مدیران استفاده کنید.
۳. تجزیه و تحلیل داده‌ها: پس از جمع‌آوری داده‌ها، باید آنها را تجزیه و تحلیل
کرده و به
شکلی منطقی برای ارائه در داشبورد آماده کنید.
۴. انتخاب شاخص‌ها و نمایش‌ها: انتخاب شاخص‌های کلیدی که مدیران به آنها نیاز دارند
و نحوه
نمایش آنها بسیار حائز اهمیت است. باید از نمودارها، جداول، نمودارهای پیشرفت و ...
استفاده کنید.
۵. طراحی رابط کاربری: طراحی یک رابط کاربری ساده و کارآمد برای داشبورد بسیار مهم
است.
مدیران باید بتوانند به راحتی اطلاعات را مشاهده و تحلیل کنند.
۶. ارزیابی و تست: پس از طراحی داشبورد، باید آن را ارزیابی کرده و تست‌های لازم را
بر روی
آن انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که به نیازهای مدیران پاسخ می‌دهد.
۷. به روزرسانی و بهینه‌سازی: داشبورد اطلاعاتی باید به صورت مستمر به روزرسانی شود
و ممکن
است نیاز به بهینه‌سازی داشبورد بر اساس بازخوردهای مدیران داشته باشد.
داشبورد مدیریتی، نوعی رابط کاربری است که از وضعیت جاری و روندهای گذشته کسب و کار شما، یک نمایش گرافیکی ارائه می‌دهد. این عناصر گرافیکی با پیوستن به منابع مختلف می‌توانند اطلاعات را از بانک‌های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه نمایش دهند.
بودجه‌ريزي عملياتي نوعي سيستم برنامه‌ريزي، بودجه‌ريزي و ارزيابي است که رابطه بین بودجه هزينه‌شده با نتايج مورد انتظار را بررسی می‌کند و از مراحل ذیل تشکیل می‌شود:
۱. اخذ برنامه اجرايي واحد ها به تفكيك اقدام - مبلغ
۲. جمع كردن همه برنامه ي واحد ها
۳. تهيه جداول هزينه هاي اجتناب ناپذير و هزينه هاي مصارف خاص
۴. مقايسه برنامه ي تجميع شده ي واحد ها و جداول گام ٣ با بودجه ي قابل پيش بيني سال آتي (مانده هاي مصرف نشده، پيش بيني بودجه مصوب، پيش بيني ابلاغي)
۵. برگشت برنامه واحد ها به خودشان جهت تعديل قيمت ها و اولويت بندي اقدامات
۶. تكرار گام ٤ و ٥ تا زماني كه جميع بودجه‌ي اقدامات واحد ها با پيش بيني سال آتي بودجه (با فرض تخصيص ٧٠ درصد) برابر شود.
۷. ارتباطات بودجه عمودي (برنامه، فعاليت، اقدام) و افقي (منبع اعتبار، فصل هزينه و ....)
۸. ابلاغ برنامه نهايي به واحدها
۹. اجراي بودجه در سيستم مالي به واسطه سیستم کدینگ و پیاده‌سازی در فرم‌های مالی
۱۰. گزارش‌گیری و رصد عملکرد مالی
لطفاً، متناسب با نیازمندی‌های سازمان خود، ابزارهای مورد نظر را در محاسبه گر وارد کرده و سرمایه لازم را برآورد نمائید.
| اسم | تعداد | واحد | قیمت واحد (ریال) |
|---|---|---|---|
| موتور تولید گزارش | گزارش | 15,000,000 | |
| کاربر (بالای 400 کاربر با تخفیف محاسبه خواهد شد) | کاربر | 3,000,000 | |
| موتور تولید فرم | فرم | 25,000,000 | |
| شناسایی و تحلیل فرایند و بازطراحی فرم | فرم | 47,600,000 | |
| استقرار، پیاده سازی و ارزیابی فرم در سیستم | فرم | 84,000,000 |
